神经学家说真话:大脑无法一心多用,还会让表现变差

不能掌控自己的人,就是不自由的人。──爱比克泰德(Epictetus)

我们都被一心多用给骗了。

让我更进一步解释,根本没有一心多用这回事。这种说法令人震惊,不过有科学佐证,后面我们会继续谈到。

为什幺这幺多人会陷入一心多用的困境?我们集体受到现代社会问题的困扰,例如:

要做的事太多,时间却太少生活一团乱,思绪也混乱每日要做的事不断累积让人分心的事排山倒海而来

天啊——!(背景请来上一段阴森恐怖的音乐)

这些例子只是冰山一角,请自便,你可以自己脑力激荡想出几十个例子来。我可以在这里等,用脚踏着拍子,愈来愈焦虑,正在浪费我无法取代的时间。

当你想完回来时,看看以下一位我採访过的人如何描述日常生活中他一心多用的情形:「一心多用会带来什幺影响,例如,边开车边看简讯;一边看报纸,一边和同事讲电话;你太太想要讨论行程,你却在看橄榄球现场转播赛?

结果是,你撞上前面的车子;接下来的专案根本无法在期限内交件;你还在岳父生日当天安排出差。」

我们的生活事物有如海啸般滚滚而来,为了应付,我们试着一次兼顾多项工作⋯⋯结果使得生活混乱,害得我们恍神、神经紧绷,烦恼和手边工作无关的事情。我们一直怠慢眼前的人——同事、客户、厂商、员工、朋友和家人。

零碎的注意力(又名「一心多用」)使成效打折,并破坏人际关係。

我们中间藏了个怪物

是什幺让一心多用这幺吸引人?我们知道边开车边发简讯是危险的行为,但是许多人仍然照做。我们如何才能避免分心?为什幺全神贯注一件事情会这幺困难?因为我所谓一心多用这个怪物,就是这样伺机而动,使很多人都被这个厉害的家伙耍得团团转。

牠主要的手段是在我们工作时,把我们的注意力引到不相关的事物上。牠会让人发毛地出现在我们的办公桌上,在我们的工作场所添麻烦,牠两个脑袋瓜会胡乱地左顾右盼,逼我们要更专注其中一边。在我们绝望盯着收件匣信件悄悄增加时,一心多用怪物会轻声在我们耳朵旁哄骗着唯一的解决方案:「一次做两、三、四件事!这是你唯一的希望。」

更糟的是,似乎每个人都对一心多用怪物奉若神明,百依百顺。

你要抗拒牠!停止这种疯狂的行为!鼓起你的勇气,把一心多用怪物给踢出门外。牠就像美音海妖引诱水手走向自我毁灭,只是牠显然没有那幺光鲜亮丽的外貌。

如果我要你把一心多用怪物甩开一天呢?你办得到吗?会有什幺事阻拦你?你可以试试看吗?看看结果会怎样?有位客户反映说:「我多年以来一直自豪能一心多用,但是如果让我现在诚实地自我评价,我知道这幺疯狂是有陷阱的!」

另一位客户承认说:「当我同时做两件以上的事情时,从未把事情做得特别好。」

事实上,试图一心多用和低生产力有关。根据定义,同时做多件事情代表你在分心。把事情做得好,或是提高标準到结果精采完美,只有一种方式,就是全神贯注。我听过一位父亲睿智地对刚大学毕业的儿子解释,「任何时候, 你可以把一件事做好,或把两件事情搞砸 。」

分心的诱惑

我们会分心,这样对我们不好。

不用太责怪自己。由于科技进步,现今文化对人们的期望,导致不切实际的苛求。媒体氾滥,放送出洪流般的资讯,我们却被认为要不断地吸取资讯、能够随时待命。

面对堆积如山的工作,很多人的做法是把注意力分散开来,用在不同的工作上。这正是作家琳达.史东(Linda Stone)所谓的「长期分散注意力」(continuous partial attention),而且趋势逐渐上升,这是争相曝光的资讯洪流导致我们的注意力变得肤浅、一心多用。我们个人的生活宛如宇宙大爆炸,疯狂膨胀的宇宙鞭策我们的生活节奏,让人觉得无法跟上脚步。我一再听到人们说,「我愈是努力要跟上,愈是承受不了。」

许多人深受错误观念的影响,以为工作超载时,一心多用是必要的应付方式,但这样总会适得其反。

一心多用误导我们,不但没有减少工作,反而把我们的问题放大。我们的大脑不能同时兼顾到多项工作。

一心多用阻挡资讯流入短期记忆。资料没有进入短期记忆,就无法转往长期记忆来供存取。因此,一心多用降低了我们完成工作的能力。

我们专注的能力正在消失,注意力溃散,怠慢他人。我们会製造意外,并深受其害。我们的生产力低落,放弃控制事物的权利,只不过在假装处理多项工作。

为什幺我说是在「假装」?因为没有一心多用这回事!我会继续说这个论点是错的,直到你听进去为止。一心多用是假的!好比打雷是因为宙斯在发怒,或是卡通里的鬼马小精灵,这些都是虚构的。

神经学家说真话

任何神经学家都能证实,大脑一次只能专注于处理一件事。请允许我详细解说。大脑不能在处理需要注意力的工作时,同时处理不同的资讯流。 我们口语上讲到的一心多用,在学术上称为「任务切换」,意思是迅速和低效地切换任务。

史丹福大学神经科学家艾雅.欧飞尔(Eyal Ophir)解释说,「人类不能真正做到一心多用,我们是在任务切换⋯⋯在不同任务之间非常快速地切换。」虽然会觉得像在一心多用,但是大脑无法同时专注于两件事情。此外,在注意力来回切换的时候,表现会受到影响。

不仅如此,麻省理工学院的厄尔.米勒博士(Earl Miller)也发现到:「你不能专注于一件事情,同时还在做另一件事,因为两件事情会冲突干扰⋯⋯人们不可能擅长同时兼顾很多事,当有人说自己做得到时,他们是在自欺欺人。人的大脑很会骗自己。」

总括来说,真正的一心多用是不可能的,一般所谓的一心多用其实是任务切换。我们在 0.1 秒之内切换任务,不会感觉到时间差。所以从这里开始,当我说一心多用的时候,指的就是任务切换,例如「试图一心多用」或「所谓的一心多用」。我偶尔会说一心多用,虽然我们都知道,这只不过是方便的表达方式,而一心多用的捍卫者大多都不了解它的实际意思。我不打算解释这一词彙来反驳,反正一心多用者对我说的话只能注意听到一半。

甚至是电路碰到所谓的多工处理时,也会短路。有位客户与我分享,「今天早上我走进公司时,遇到了我的老闆。我在输入大门的密码时,他一边跟我说话。我告诉他,『我不能一心多用』,意思是我不能听他说话,同时输入数字。他告诉我,在电路设计的电子工程环境下,多工处理也会适得其反。如果你试图让一条电路做超过一件事情,它的效率会降低。」

我客户的老闆是电机博士。事实上,根据牛津英语词典,一心多用(multitasking)这个字起源于电脑运算,是随着电脑问世才出现的字彙。

一心多用

由单一电脑处理器同时执行一个以上的程式或任务。一个人时处理一件以上的工作。

一次专注一件事,取代在不同工作之间快速切换的方式,这样便能够用更短的时间完成更多的事,并让自己取得领先。

专一工作的秘诀

请记住这个做起来可能很难、但很有帮助的经验法则:如果有紧迫、艰鉅的工作是你想逃避的,在一天当中儘早去做。咬紧牙根!为了自己好,要严以待己,知道吗。把重要的工作延后做,可能加重你心里的负担,使得想要专心一志做其他事情变得难上加难。

祕诀①把类似工作集中,整理成工作串

有什幺相关的工作是你平常上班时,一天可能会做上好几次的?以我自己为例,包括阅读和回覆讯息,把东西(文章、要签名的文件、该寄的信件)拿到大楼里其他办公室、回电话,并安排会面。

工作串的方式是把类似的工作找出来,把这些事集中在一天当中的特定时段一起做,而不让同类型的活动一直打断你的思路。

用工作串的方式可以节省时间,以下是一些帮助你成功的建议:

在你最清醒的时段来使用工作串的方法。一天做一到三次的工作串。决定花多久时间做工作串,并设置闹铃提醒你该停止的时间。避免在指定时间之外,从事这些工作。

一天当中简讯和电子邮件会不时地害你分心吗?社交媒体的诱惑是否使你留连忘返,影响到工作,对即将到期的专案造成损害?如果是这样,也许你该尝试工作串的方法。先从在白天限制自己去回覆讯息做起,一天分三个时段:

刚到公司时、午餐时间前和下班回家前,各用 20 分钟来做这些事。也许你会对此表示怀疑,大家不是期望更快收到回覆吗?我并不是建议你每週才回一次电子邮件,一天回三次是合理的频率。

此外,许多电子邮件因为大家一来一往的回覆,没必要地过分冗长,例如,以下的回覆方式可以消除或减短对话串:

无需回覆。感谢,今天就到此为止。如果有变动,才需回覆。〔某某同事〕可以处理此事,不必传副本给我。这样很好,到时见。接下来几个小时,我不会上线。可联繫〔某某同事〕来安排。

这样做可以防止之后有突发情况。即使当期限就快来临时,我早上开始工作时还是会从我的行程检查起,并努力地看完从昨天开始累积的讯息。

假设你已经几天没进办公室了,回来时出现堆积成山的讯息、文件和萤幕上闪烁不停的提醒灯,等着你处理。别惊慌,我有一套办法处理这种特别的情况。我称为 1 × 10 × 1 方法,这是从工作串演变而来的。

先快速看过待办的事项,并立即处理任何可以在一分钟或更短时间内解决的事情。这可能包括快速回覆电子邮件、签名同意专案、回覆语音留言或回答时间安排。接下来,处理可以在不到十分钟就完成的工作。儘早在当天解决这一类工作,其余的工作是要花上一个小时的时间来处理。接下来几天,把这些事整合至你的时间表。

最好是趁办公室事情还没一件件都冒出来之前,在早上尽可能快速办好工作。

祕诀②「我在忙!」善用便利贴提醒他人勿扰

不起眼的便利贴是你的第一道防线。无论你是有自己的办公室、还是在小隔间,或是在开放空间的办公室里工作,便利贴是你的朋友。把你的想法写在便利贴上,把它贴在门上、入口处,或是桌子的旁边。

以下两张图,是为了提醒别人自己正在忙的便利贴範例。这时幽默和轻鬆会有益,艺术表现纯粹为附加效果。

神经学家说真话:大脑无法一心多用,还会让表现变差

这样不会让你永久不被打扰,最长大约维持 90 分钟。最好限制你密集专心一志的时间,在你累垮前,就应该喊卡。这样你会更有效率,也更热衷于工作。

若要让别人好办事,你可以在便利贴上写下工作结束的时间,例如:「请下午 1:30 后再来!」并非所有的打扰都是一样的。没空谈天说地,和真正需要你帮忙时却不伸出援手,两者是不同的。

办公室的门户开放政策受到好评,但是我反对,因为这样会让人预设你是欢迎和期待别人来打扰你工作的。对于门外汉来说,门户开放政策意味着你的门(真实或象徵意义)永远对不速之客敞开,你神奇地随时对任何人都有空。

在现实中,这是不可能的。对所有人随时都有空,代表无法专心陪伴某人。如果我在你的办公室,而雷蒙跑进来要和你讨论,你怎幺可能把注意力放在我们身上?你没办法,所以你是在浪费大家的时间。

在你的线上行事曆或在你办公室入口处,放上会谈登记表,表明你的办公时间。是的,真的有人这幺做,而且是有用的。

祕诀③把弹性工时排进你的时间表

当你为每週该做的事项安排进度表时,至少每天排进两个半小时的空档,预留给工作串和突发事件。 我称之为弹性时间,这幺做需要纪律,我看过那些超级忙碌的资深主管,也都使用这套方法。安排连续不间断的会议会害你深陷绝望,永远有追赶不上的会议。你还可以使用这段开放时间,专心来做长期的专案。把「没有排事」的时段看成实际有排事的时段,除非发生急事,不然不能动用。这也是安排弹性工作时间的部分原因。

你可以採用家医诊间的做法。如果你想预约做不紧急的每年基本体检,他们可能会告诉你下一个可供挂号的日子是一个月后的今天。但是,如果你早上八点打电话过去,说你发烧头晕,你可以当天早上就挂号,因为内科在行事曆中预留紧急状况的挂号时间。

对于忙碌的职业人士,这是个理想的模式。你并不需要为爱聊天的同事放下手边的工作。然而,如果你的行程满档,就无法腾出空来处理意外情况,而意外情况是一定都有的。

对于职场混仙怎幺办?他们摸鱼,三不五时晃到你办公室,也没有明确的讨论议程或离开的打算。如果你的位置是在开放的办公空间,根本没有任何隔间防线,那该怎幺办?

我有法子罩你,专于一事并非仰赖完美的办公环境才能达成。有个混仙跑到你办公室,兴奋地讲最新梦幻足球选秀的新闻,但你正在赶工,你可以这样回应:

■ 抬头看看他,并表示你很忙,就低头回去做事。
■ 微笑并指着耳机,用来阻挡不必要的谈话。
■ 回他:「很酷,但我有很多事要做。」并回头做你的事。

实际情况是,有很多方法和说词可以让你避开混仙,你只要去做就是了。你可以一边告诉他们,现在你没空聊天,一边表现愉快的神情和温暖的笑容,这样就很够了。

有些人在开放办公空间工作,会感叹专于一事是不可能的。毕竟,到处都有让人分心的事,而办公室却没有划分空间的界线。别灰心,比起经常切换任务的人,专于一事的人有更强的能力去阻挡分心。

专于一事需要投入心力和个人责任。我们无法为了要专于一事,就要求环境得要清幽。我们无法因为周遭纷扰的人和事,就随之起舞。如果你周围谈话的人太多,可以掏钱买台白噪音的机器。一台的价格很便宜,还可以用很多年。而当你达到心流的状态,外在的干扰就不会影响到你。

当你就是无法集中注意力时,该怎幺办? 大多数开放的办公室会有一些安静的房间。如果有需要,就去使用。 使用这些方法可以减轻干扰,同时让大家知道,你暂时离开是有理由,而且不会耽搁很久。人们会尊重你对时间的安排,还有其他的好处是,你比较不会收到非紧急的讯息。

让大家知道什幺时候你会回覆他们,并且确实做到,藉此表示你对他们的事情认真以待。请记住把你的语音信箱和电子邮件的自动回信功能设定外出模式。这样比试图表现你有空,实际却心不在焉,还更为有效和尊重。

练习、练习,再练习

专于一事是可以培养的习惯。选择能增强你专于一事的方式,要挑选实际的事情,例如管理没有预约前来的访客、关闭社交媒体、指定时间规划每日工作、开会时保持专心,或用工作串方式处理电子邮件。把表现很好的情况记录下来(详见下页表三),每週能有四天表现很好就是胜利。经过 15 个工作日后,给自己一些奖励。当然,你处在当下的能力提高了,这本身已是最好的奖励。

神经学家说真话:大脑无法一心多用,还会让表现变差

这里提供的许多例子都是标準的办公室场景。然而,当你肩负许多责任时,这些概念可以应用到其他情况,无论你是自由业者、学生、艺术家,或是全职父母。

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